最終更新日：2019年8月31日
「先輩からメモを取れって言われたけど、なぜメモを取る必要があるのかわからない」
「メモなんて取らなくても覚えられるから大丈夫！」
入社した当初は、新入社員の皆さんは多少なりともこんなことを考えますよね。
もちろん私も、最初は考えていました。
しかし、実際に仕事をしていると、メモを取る必要がある理由やメモの役割について段々と気が付いてきます。
そしてメモを取ることに慣れてくると、仕事のあらゆる場面でメモを取るようになってくるのです。
この記事では、新入社員の方や最近新しく仕事を始めた方などに向けて、メモを取る必要がある理由やメモの役割について紹介していきます。
Contents
メモを取る必要がある理由
いったいなぜ先輩たちは、一つ覚えのように「メモを取れ」「メモを取れ」と言ってくるのでしょうか。
それはメモを取ることによって、様々なメリットや効果があるからです。
一つの例としてですが、社会人として仕事をして7年になる私が、実際に感じているメモの効果が以下になります。
- 話の要点を整理することができる
- 忘れてしまうことへの対策
- 話している相手に安心感を与えることができる
それでは、詳細を見ていきましょう。
話の要点を整理することができる
会議で長々と話続ける人っていますよね。
あまりに話が長すぎて、「え、結局何が要点だったっけ？」となることもしばしばあります。
そんなとき、メモを取っていれば、キーワードだけをひろって長い話の中から必要な点だけを整理することができます。
たとえ10分の話だったとしても、たった3行でまとめることもできてしまうのです。
また、メモを取るために集中して話を聞くことで、話の内容がより頭に入ってくるという利点もあります。特に議事録を作成する担当になっていた場合などは、良い議事録を作成するために必死にメモを取りますよね。
そのように集中している時は、意外と会議の内容も理解できているものなのです。
忘れてしまうことへの対策
「あれ、さっきの会議で○○さんはなんて言ってたっけ？」
「この意見を言ったのは誰だったかな・・・」
打ち合わせや会議が終わった後、このように会議の内容について所々忘れてしまっていることはよくありますよね。ここで、しっかり発言内容や発言者をメモに取っていれば、そのメモの内容をもとに確認したり思い出すことができます。
また、仕事内容によっては、「忘れてしまいました」では済まされないこともあります。
「誰が言ったことなのか」、「どのような結論になったのか」によってその後の対応が決まってしまう場合は、メモをとっておくことが必須と言えるでしょう。
話している相手に安心感を与えることができる
自分が話しているとき、話を聞いている相手が特にメモするでもなくただ話を聞いているだけだとどう思いますか？
「自分の話している内容に興味があるのかな？話している内容は伝わっているのかな？」と不安になるのではないでしょうか。
メモを取っている姿は、話している相手に対して「私はあなたの話に興味がありますよ」「あなたの話をちゃんと聞いていますよ」というアピールになります。
このような態度を示すだけで、相手に好感を与え、話を聞いてもらっているという安心感を与えることになるのです。
私が考えるメモの役割
ここまでメモのとる必要がある理由について紹介してきました。
では、仕事におけるメモの役割とはいったい何なのでしょうか。
私が考えるメモの役割は、以下の２つとなります。
- 情報整理のプロセスとしてのメモ
- 仕事に再現性を持たせるためのメモ
それでは、詳細を見てみましょう。
情報整理のプロセスとしてのメモ
メモを取る際、相手が話していることをすべてメモを取る人はいないですよね。
さすがに物理的に不可能ですし、おそらく情報量が多すぎて何を書いているのかよく分からないメモになると思います。
メモは要点を取るべきものですが、メモを取っていると頭の中で情報が整理されて、話の内容がより頭の中に入ってきます。
メモを取る際に、重要な点やキーワードが抜き出されて整理されることで、全体として結局何が言いたかったのか、会議の要点はなんだったのかなどが整理されて頭の中に残ることになるのです。
仕事に再現性を持たせるためのメモ
自分が仕事で経験したことや、先輩・上司に説明されたことなどをメモに取る機会は多いと思います。
この際に重要なことが、「再現性のあるメモ」を取ることです。
同じ仕事や作業がもう一度やってきたとき、そのメモを見てもう一度同じことができるか。
それができないメモはある意味、「失敗したメモ」だということになってしまいます。
なぜなら、経験したことや聞いたことが自分の知見としてストックされていないからです。
メモを取る際には、この「再現性」の役割を意識しながら行うと良いでしょう。
まとめ
本記事では、メモを取る必要がある理由やメモの役割について紹介してきました。
メモを取る必要がある理由は以下の３つ。
- 話の要点を整理することができる
- 忘れてしまうことへの対策「備忘録」として使用できる
- 話している相手に安心感を与えることができる
メモの役割については、以下の２つとなります。
- 情報整理のプロセスとしてのメモ
- 仕事に再現性を持たせるためのメモ
最初は記事の中で紹介したことを意識しながらメモを取ったとしても、上手なメモを取ることは難しいでしょう。
しかし、メモの理由や役割を意識するのとしないのとでは、出来上がるメモには大きな差が生まれてきます。
また、それはあなたの仕事のクオリティにもつながってくるのです。
是非、この記事で紹介した内容を参考に日々メモを取ってみて下さい。
この記事が誰かの役に立ったなら幸いです。